Como criar eventos corporativos de final de ano que encantam e engajam

O final de ano é um momento especial para empresas celebrarem conquistas, fortalecerem o espírito de equipe e reforçarem laços com colaboradores e parceiros. São sempre uma grande oportunidade para fortalecer a cultura da empresa e criar um vínculo duradouro com os colaboradores.

Um evento bem-sucedido é fruto de planejamento cuidadoso, atenção aos detalhes e o desejo de proporcionar uma experiência inesquecível. Alguns cuidados e práticas têm sido essenciais para criar e produzir eventos que são não apenas um sucesso, mas também uma celebração dos valores e do futuro das empresas com as quais colaborei ao longo da minha carreira.

Com base em sua experiência no mercado de Live Marketing, Flávia Morizono, diretora de Planejamento & Operações da Joia | Experiências que transformam, compartilha algumas dicas para transformar a festa de final de ano em uma experiência memorável. 

Objetivo Claro

Antes de tudo, defina o propósito do evento. Será uma celebração dos resultados do ano? Uma oportunidade de networking entre colaboradores e parceiros? Saber exatamente o "porquê" ajuda a orientar as decisões, desde o tema e a agenda até o conteúdo das atividades e os recursos alocados. 

Planejamento Antecipado é Essencial

Planejar com antecedência é fundamental para garantir que tudo esteja no lugar e para evitar imprevistos. Reserve datas, confirme a disponibilidade de locais e contrate fornecedores com antecedência. Lembre-se: nessa época do ano, a agenda de todos fica disputada, tanto para compromissos profissionais quanto pessoais. Quanto antes iniciar o planejamento, maiores serão as opções de locais e fornecedores de qualidade para o seu evento. 

Venue: A Experiência Começa no Local

O ambiente é um dos fatores que mais impactam no sucesso do evento. O local deve refletir a identidade da empresa e proporcionar uma experiência agradável para os convidados. Para eventos descontraídos, um ambiente ao ar livre ou próximo à natureza pode ser uma excelente escolha. Para algo mais formal, um salão bem estruturado é ideal. O local certo pode garantir grande parte do sucesso da experiência do convidado. 

A Experiência que Transforma

Eventos personalizados criam conexões mais profundas. Considere detalhes que refletem a cultura da empresa e o perfil dos colaboradores. Esses elementos vão desde a escolha da música e do cardápio até ativações interativas, como premiações, kits de higiene no banheiro e avisos de segurança, como “Se beber, não dirija”. O importante é que os colaboradores sintam-se valorizados e conectados à essência da organização. 

Ativações Interativas

Entretenimento bem planejado traz engajamento e boas memórias. De acordo com o perfil da equipe, você pode incluir atrações musicais, performances e ativações interativas, como cabines de fotos, jogos e sorteios de prêmios. A interatividade gera momentos de compartilhamento, fortalecendo o espírito de equipe.

 Comida boa é essencial

A qualidade do cardápio faz toda a diferença no sucesso do evento. Considere opções diversificadas que atendam a todos os gostos e restrições alimentares. Um menu bem pensado, com opções vegetarianas, veganas e sem glúten, demonstra cuidado e respeito com os participantes, elevando o nível de satisfação. 

Comunicação eficaz engaja

A comunicação é uma ferramenta essencial para o engajamento. Invista em uma campanha de divulgação que crie curiosidade e expectativa. Desde o "Save The Date" e teasers sobre o tema e atrações até a comunicação direta dos horários e locais, manter todos bem informados ajuda a criar um clima de entusiasmo antes mesmo do evento.

E no pós-evento enviar um agradecimento faz que a experiencia permaneça na memória dos convidados.  

Atenção à Segurança

Para garantir a segurança de todos, verifique as normas de segurança do local, organize uma equipe de segurança e considere meios de transporte alternativos, especialmente se o evento se estender até tarde. Pensar em transporte público e aplicativos de mobilidade para os convidados aumenta a segurança e o conforto. 

Feedback: Ouça Seu Convidado

Para melhorar continuamente, o feedback é essencial. Envie uma pesquisa de satisfação após o evento e incentive os participantes a compartilharem suas percepções e sugestões. Isso não só ajuda a aprimorar os próximos eventos como também demonstra que a empresa valoriza a opinião dos colaboradores.

“Espero que essas dicas ajudem a garantir que o encerramento do ano seja celebrado de forma especial, criando um impacto positivo que perdure ao longo dos próximos meses”, conclui Flávia.

Sobre a Joia | Experiências que Transformam - A agência atua há 12 anos no segmento de eventos corporativos e é reconhecida por sua expertise em live marketing e excelência na execução de projetos inovadores. A agência se destaca pelo atendimento personalizado, escuta empática e foco na entrega de soluções que maximizem os benefícios e otimizem os custos para seus clientes. Essa abordagem estratégica e centrada no cliente consolidou a Joia como parceira de grandes marcas como TikTok, Volvo Trucks, Tim, Hospital A.C. Camargo, PagBank, Grupo Pão de Açúcar, JCB, Itaú, Honda, L´Occitane e Canon.